Polityka prywatności KHEM

Administratorem danych osobowych jest KHEM (Jednoosobowa działalność gospodarcza wpisana do CEIDG, NIP: 5892064790, REGON: 388657280) z siedzibą przy ul. Magellana 8A/28, 80-288 Gdańsk, podmiot prowadzący serwis khem.pl. W sprawach związanych z prywatnością można skontaktować się z administratorem telefonicznie pod numerem +48 797 569 400.

Polityka obejmuje dane przekazywane przez formularz zapytania, formularz dla kandydatów, kontakt telefoniczny lub elektroniczny oraz dane techniczne powstające podczas korzystania ze strony.

Przy każdym połączeniu z serwisem infrastruktura hostingowa może przetwarzać adres IP, datę i czas żądania, żądany adres URL, informacje o przeglądarce i urządzeniu, nagłówki HTTP oraz dane o błędach. Dane te służą dostarczeniu strony, zapewnieniu jej bezpieczeństwa, diagnozowaniu awarii i ochronie przed nadużyciami.

• strona jest hostowana na infrastrukturze Vercel,
• aplikacja nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych,
• fonty są dostarczane lokalnie razem ze stroną,
• pobranie dokumentu może zostać odnotowane w logach serwera.

KHEM nie wykorzystuje danych technicznych do ustalania tożsamości użytkowników ani do tworzenia profili marketingowych.

Formularz kontaktowy może obejmować imię i nazwisko, nazwę firmy, numer telefonu, adres e-mail, lokalizację realizacji, rodzaj prac, planowany termin oraz opis zakresu. Dane służą przyjęciu zapytania, kontaktowi zwrotnemu, doprecyzowaniu prac, przygotowaniu wyceny oraz podjęciu działań przed zawarciem umowy.

Nazwa firmy i telefon są dobrowolne. Pozostałe pola oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi zapytania. Formularz zawiera niewidoczne pole zabezpieczające przed automatycznymi zgłoszeniami. Prosimy nie wpisywać danych szczególnych kategorii, numerów dokumentów, numeru PESEL ani informacji niezwiązanych ze zleceniem.

Formularz dla kandydatów obejmuje imię i nazwisko, telefon, e-mail, lokalizację, specjalizację, dostępność oraz opis doświadczenia i uprawnień. Dane służą ocenie zgłoszenia, kontaktowi z kandydatem i przeprowadzeniu bieżącego procesu rekrutacji lub ustaleniu warunków współpracy.

KHEM nie wymaga przesyłania zdjęcia, numeru PESEL, danych o stanie zdrowia, karalności ani innych danych wrażliwych, chyba że ich pozyskanie będzie wymagane przez prawo dla konkretnej roli. Dane nie są zachowywane na potrzeby przyszłych rekrutacji bez osobnej, dobrowolnej zgody kandydata.

Zapytania związane z realizacją są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy są niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy. Zwykła korespondencja, ochrona przed nadużyciami, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń opierają się na prawnie uzasadnionym interesie KHEM, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane kandydatów do pracy są przetwarzane w zakresie przewidzianym prawem na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy. Dane przekazane dobrowolnie ponad ten zakres mogą być przetwarzane na podstawie zgody. Przy współpracy cywilnoprawnej lub B2B podstawą mogą być działania przed zawarciem umowy.

Formularze są przesyłane przez serwer KHEM działający w infrastrukturze Vercel. Aplikacja nie zapisuje ich treści we własnej bazie danych. Do czasu aktywowania docelowego kanału odbioru dane nie są przekazywane przez aplikację do zewnętrznej skrzynki ani systemu CRM, a użytkownik otrzymuje informację, że wysyłka jest niedostępna.

Dostęp do danych mogą otrzymać wyłącznie upoważnione osoby po stronie KHEM oraz dostawcy działający na zlecenie administratora, jeżeli jest to niezbędne do hostingu, utrzymania serwisu, obsługi korespondencji lub procesu rekrutacji. Dane mogą być ujawnione także organom publicznym, gdy obowiązek wynika z prawa.

Vercel i Google są podmiotami działającymi globalnie, dlatego dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach przekazanie odbywa się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, stosownie do roli i warunków danego dostawcy, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej.

Zakres transferu do Google zależy od decyzji użytkownika o otwarciu Google Maps. KHEM nie przekazuje Google danych z formularza kontaktowego ani formularza dla kandydatów.

Dane z zapytań są przechowywane przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia rozmów, a jeśli dojdzie do współpracy, przez czas jej trwania oraz okres wymagany przez przepisy lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Zapytania, które nie prowadzą do współpracy, są usuwane po utracie ich przydatności dla celu kontaktu i oceny zakresu.

Dane kandydatów są przechowywane przez czas bieżącego procesu, a po jego zakończeniu usuwane bez zbędnej zwłoki, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione obsługą roszczeń. Dane do przyszłych rekrutacji mogą być zachowane wyłącznie na podstawie odrębnej zgody. Logi techniczne są przechowywane zgodnie z ustawieniami i retencją właściwą dla infrastruktury Vercel, nie dłużej niż jest to potrzebne dla bezpieczeństwa i diagnostyki.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak informacji oznaczonych jako wymagane uniemożliwi przesłanie formularza, udzielenie rzeczowej odpowiedzi albo ocenę zgłoszenia kandydata. Jeżeli dane są potrzebne do zawarcia lub wykonania umowy, ich niepodanie może uniemożliwić podjęcie współpracy.

KHEM nie podejmuje wobec użytkowników ani kandydatów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie prowadzi profilowania wywołującego skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającego na osobę.

Transmisja danych jest chroniona protokołem HTTPS. Formularze są walidowane po stronie przeglądarki i serwera oraz zawierają zabezpieczenie przed automatycznymi zgłoszeniami. Dostęp do danych jest ograniczany do upoważnionych osób i dostawców zgodnie z zakresem obowiązków oraz zasadą minimalnych uprawnień. Żaden sposób transmisji lub przechowywania nie gwarantuje jednak całkowitego wyeliminowania ryzyka.

Polityka jest aktualizowana po zmianie funkcji strony, dostawców, celów lub podstaw przetwarzania. Istotne zmiany będą publikowane w serwisie wraz z nową datą obowiązywania.